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Relancer et encaisser

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37 Rapprochement bancaire · Du relevé à la facture lettrée · 1 min 30

Une facture partie, il reste deux gestes : relancer ce qui traîne, et rapprocher ce qui rentre. Les deux sont outillés ; aucun ne part tout seul sans que vous le voyiez.

1 · Les relances

Factures → Relances ouvre sur « À venir cette semaine » : une ligne par palier dû et non encore envoyé, avec la facture, le client, le montant et la date à laquelle il tombe.

Votre organisation démarre avec un scénario par défaut, Relance standard 30 j, compté depuis l'échéance de la facture :

J+18	Relance courtoise, par e-mail.
J+30	Relance ferme, par e-mail.
J+45	Mise en demeure — courrier et e-mail recommandé.

Les paliers partent dans l'ordre : le suivant n'apparaît que lorsque le précédent a été marqué envoyé. Marquer envoyée enregistre l'envoi, et c'est lui qui fait avancer le scénario.

Écran Relances impayés : la file « À venir cette semaine » et la carte du scénario « Relance standard 30 j » avec ses trois paliers J+18, J+30 et J+45. — Back-office — Un palier dû par ligne, et le scénario en face. · cliquer pour agrandir

Deux boutons de cet écran n'écrivent rien encore — Prévisualiser l'email et Suspendre. Pour ne pas relancer un client qui vient de payer, enregistrez d'abord son règlement : une facture réglée quitte la file d'elle-même. Et le scénario lui-même se modifie dans l'administration, à laquelle le rôle Assistant·e n'accède pas — c'est votre gérant qui l'ajuste.

2 · Encaisser et lettrer

Factures → Encaissements accepte un relevé au format CFONB 120 ou OFX. Le même fichier réimporté n'ajoute rien : reprenez le mois entier sans crainte de doublons.

Chaque ligne au crédit reçoit ses factures candidates, la meilleure en tête. Ce qui pèse le plus, c'est le numéro de facture reconnu dans le libellé ; vient ensuite un solde restant dû exactement égal au montant, puis le nom du client. Rapprocher enregistre le règlement, solde la facture et poste l'écriture de banque, d'un seul geste.

Un virement pour plusieurs factures se répartit : la somme des imputations doit égaler le montant de la ligne, sinon rien n'est écrit. Une ligne bancaire est entièrement expliquée ou laissée en attente.
Un règlement partiel se rapproche tel quel : la facture reste due pour le reliquat.
Une ligne au débit — frais, prélèvement — ne reçoit aucune suggestion : elle n'est pas un règlement client. Ignorer la classe et la sort de la file sans la perdre.

3 · La comptabilité

Comptabilité rassemble les écritures postées depuis la facturation. Quatre onglets : Journaux (chaque écriture avec sa pièce, ses comptes et sa puce « Équilibrée »), Lettrage, Exercices et Rapprochement. Le compteur Suggestions de lettrage en tête est votre file du jour.

Accueil comptabilité : les compteurs Écritures, Journaux équilibrés, TVA collectée et Suggestions de lettrage, puis le journal des écritures. — Back-office — Les écritures tombent de la facturation, déjà équilibrées. · cliquer pour agrandir

La clôture de l'exercice et l'export FEC définitif ne sont pas dans vos droits : ils demandent la permission comptable de clôture, que seul le gérant a par défaut. Ce que vous pouvez préparer pour lui : que toutes les écritures de l'année soient équilibrées, et qu'aucune ligne bancaire ne reste en attente. Ce sont les deux conditions qui débloquent son bouton.

Mis à jour le 2 août 2026

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