Envoyer, relancer, signer

Un devis enregistré ne fait rien. Envoyer au client est ce qui le met en jeu : il date l'envoi, calcule sa date de validité, le rend visible dans l'espace du client et part par e-mail aux contacts référent et facturation de la fiche client. Un client sans contact portant l'un de ces deux rôles ne reçoit rien : la fiche du devis vous le dit, à la ligne de l'envoi.

1 · Ce qui est vérifié avant l'envoi

Un devis engage celui qui l'émet. Le bouton n'apparaît donc pas tant que votre entreprise n'est pas nommable et joignable : raison sociale, adresse, code postal, ville. Le message le dit — « un devis engage son émetteur, le client doit pouvoir le nommer et le joindre » — et pointe la bonne fiche, celle de l'organisation ou celle de l'agence quand elle facture sous sa propre entité. Voir Installer votre entreprise.

L'envoi pose la date de validité : date d'envoi + la durée choisie dans les conditions — 15, 30 ou 60 jours, 30 par défaut.

2 · Ce que le client voit, et ce qu'il ne voit pas

Son espace ne montre que deux états : envoyé et accepté. Un brouillon, un devis refusé, un devis expiré n'y figurent pas.

Une exception, et elle est voulue : un devis rattaché à une commande n'apparaît jamais dans son espace, même envoyé. C'est l'acceptation de la commande qui vaut accord, et elle ne se joue pas sur cet écran-là.

3 · La relance est un geste

Rien ne part tout seul. La liste des devis vous donne les candidats : la puce À relancer garde les devis envoyés que personne n'a ouverts, Sans ouverture > 7 j ne garde que les vieux, et le compteur « En attente depuis trop longtemps » nomme le plus ancien.

Relancer sur la fiche renvoie le devis par e-mail aux mêmes contacts et compte la relance. Il n'est proposé que sur un devis envoyé — sur tout autre état, la réponse est « la relance n'est possible que pour un devis envoyé ». Chaque relance laisse sa trace dans le Suivi du devis, avec les adresses qu'elle a atteintes.

4 · Deux façons de signer

Au bureau : Accepter sur la fiche du devis, quand l'accord vous arrive par mail ou par téléphone. Refuser demande un motif — il n'y a pas de refus sans raison écrite.

Depuis son espace : le client ouvre son devis et clique Accepter en ligne. Il ne saisit pas son nom : l'acceptation est enregistrée au nom du contact principal de la fiche client — à défaut, au nom du client lui-même. C'est une bonne raison de tenir ce contact à jour avant d'envoyer un devis à un client qui a son espace.

Les deux mènent au même état, et pas aux mêmes conséquences : ce que la signature déclenche.